Liste de vérification pour les salons professionnels: le guide de planification par excellence

<br>Que vous assistiez à un salon professionnel ou que vous y participiez en tant qu'exposant, vous devez vous y préparer pour atteindre vos objectifs et rentabiliser votre investissement. Une liste de vérification détaillée est l'outil de planification par excellence pour assurer la réussite d'un événement, de la logistique au marketing. Voyons cette liste de plus près!   

Lorsqu'il s'agit de planifier vos objectifs marketing pour un salon professionnel à venir, il est préférable de les définir dès le départ. Vous pouvez ensuite élaborer un plan mois par mois pour répartir vos tâches et déléguer, afin d’éviter d'être surchargé.   

Travailler à rebours depuis la date de votre événement est un excellent moyen de vous assurer d'être bien préparé et même de prévoir une marge de manœuvre. On peut rêver.   

Six mois avant l'événement (idéalement douze) 

Définissez vos objectifs. Dressez la liste des trois principaux objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre programme de salons professionnels au cours des six à douze prochains mois. Cet exercice vous aidera à définir les éléments clés de votre stratégie de marketing et de chaque événement en direct. 

• Établissez votre budget et le rendement du capital investi pour chaque événement.   
• Définissez vos buts et objectifs stratégiques pour chaque salon. Désirez-vous dénicher des clients potentiels, réaliser des ventes, accroître la visibilité de votre marque ou lancer un nouveau produit?   
• Effectuez vos recherches, surtout s'il s'agit de votre première participation. Vous voudrez évaluer les défis, les opportunités et les risques - par exemple, le taux de participation, le public cible, etc.  
• Réservez votre emplacement de kiosque d'exposition à l'avance pour obtenir l'emplacement où la circulation est la plus élevée et déterminer la taille de votre kiosque. De plus, les tarifs réduits pour les exposants qui s'inscrivent tôt expirent généralement quatre à six mois avant la date de l'événement. 
• Passez en revue tous les contrats et établissez votre agenda; assurez-vous de noter toutes les dates limites pour l'envoi de documents et de paiements. 
• Trouvez un partenaire d'exposition et commencez à concevoir votre kiosque d'exposition. S'il s'agit d'un kiosque personnalisé, ne tardez pas car vous aurez besoin de davantage de temps. S'il s'agit d'un kiosque de location ou si vous désirez réutiliser des éléments d'un kiosque existant, vous devrez tout de même prévoir un délai qui vous permettra une certaine flexibilité.   

Cinq mois avant l'événement

Maintenant que vous avez le soutien de votre partenaire de confiance pour la conception du kiosque, il est temps de s'attaquer aux accessoires de marketing, au personnel et à la logistique du déplacement.   

• Finalisez l'achat de votre exposition, la conception de votre stand et les graphiques.
• Préparez votre matériel de vente, de marketing et de promotion, notamment des cartes professionnelles, des brochures et des cadeaux publicitaires tels que des porte-clés ou des stylos portant la marque de votre entreprise. 
• Si vous effectuez le lancement d’un produit, d’un logiciel ou d’un service, assurez-vous qu'il a été rigoureusement testé et qu'il est prêt à être dévoilé.   
• Sélectionnez vos fournisseurs pour l'expédition, l'installation, le démontage et l'entreposage. Les chargés de projet de votre partenaire d'exposition pourront s'assurer que toutes les parties concernées connaissent les dates exactes et la portée des services requis.
• Embauchez votre équipe qui sera sur place pendant la durée du salon. Des uniformes sont-ils requis? Si oui, commandez-les dès maintenant. 
• Réservez un photographe pour prendre des photos de votre stand et de l'événement pour le marketing et le contenu des médias sociaux.
• Si votre équipe doit voyager, faites toutes les réservations de voyage et d'hôtel.  
• Vérifiez auprès de votre maison d'exposition pour vous assurer que la construction est en bonne voie.  

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Deux mois avant l'événement

Avez-vous maintenant des papillons dans l'estomac? Si vous avez suivi la liste, tout est organisé et se déroule comme prévu. Mais, bien sûr, des imprévus sont toujours possibles dans le monde merveilleux des salons professionnels. C'est pourquoi nous planifions. Il est maintenant temps d'effectuer le suivi, de confirmer et de promouvoir votre présence au salon, avant l'événement. Renseignez-vous pour savoir si l'événement offre une liste des inscriptions et des annonces dans le répertoire du salon, des commandites d'événements spéciaux ou des bannières dans les allées; il pourrait être intéressant d'investir pour maximiser votre visibilité.   

• Choisissez votre mobilier et vos accessoires d'exposition, des canapés aux poubelles en passant par les arrangements floraux. 
• Assurez-vous que tous les cadeaux publicitaires, les affiches, les brochures et autres accessoires de marketing soient prêts à temps.   
• Complétez les détails de votre logistique. Confirmez toutes les dates et tous les détails avec vos fournisseurs d'expédition, d'installation et d'entreposage. 
• Complétez les informations de paiement avec vos fournisseurs.   
• Commencez à faire la promotion de votre présence au salon: publiez des informations sur les réseaux sociaux, envoyez un communiqué de presse et lancez une campagne par courriel pour informer vos clients.   
• Effectuez des recherches et étudiez la liste des exposants pour connaître votre concurrence. 
• Contactez des clients potentiels, des clients et des partenaires d'affaires potentiels pour planifier des rencontres à l'avance. 
• Formez les membres de votre personnel qui seront présents à votre kiosque pour vous assurer qu'ils connaissent les tenants et les aboutissants de votre marque et qu'ils maîtrisent vos arguments de vente.   

Le jour de l’événement 

Nous y sommes, c'est l'heure du spectacle! Vous êtes préparé, reposé (on l'espère) et prêt à établir des contacts. Avant d'attaquer la première journée, vérifiez que le niveau d'énergie et l'attitude du personnel affecté à votre kiosque soient au rendez-vous. C'est toujours une bonne idée d'arriver tôt pour faire une tournée de vérification. 

• Assurez-vous que le kiosque soit impeccable, que tous les meubles soient à leur place et qu'aucun produit de nettoyage ou déchet ne soit visible. 

• Effectuez un test sur tous les moniteurs, les iPads ou tout autre appareil électronique. Êtes-vous connecté au wifi?  

• Revoyez votre agenda pour prévoir le temps nécessaire entre vos rencontres, notamment pour les différents lieux de rencontre. Les halls d'exposition peuvent parfois comporter de grands espaces avec des salles séparées. 

• Restez hydraté et assurez-vous de manger pour maintenir votre niveau d'énergie. Les salons professionnels durent généralement plusieurs jours; assurez-vous de conserver votre rythme.   

• Amusez-vous! Après tout, les événements en direct sont palpitants et l'énergie est contagieuse. Les possibilités de réseautage sont infinies. 

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Une fois les lumières du hall d'exposition éteintes, il est temps de retrousser vos manches. Rassemblez et organisez les coordonnées des contacts que vous avez établis lors du salon; assurez-vous d'inclure des notes afin de pouvoir effectuer un suivi avec les bonnes informations et le matériel requis pour convertir vos clients potentiels en ventes. Encore une fois, il est important de battre le fer pendant qu'il est chaud. Les jours qui suivent un salon sont cruciaux pour effectuer le suivi des clients potentiels, évaluer votre présence à l'événement et planifier les changements à apporter pour les prochains salons. 

La planification d'un salon professionnel n'a pas à être une tâche accablante. Évidemment, cette liste de vérification est un guide destiné à aider les exposants à planifier efficacement des événements réussis. Mais vous n'êtes pas obligé de tout faire seul! Un bon partenaire d'exposition peut tout gérer, de la conception à la réalisation, en passant par le démontage, l'expédition et l'entreposage.   

Laissez l'équipe d'accordex vous aider à planifier votre prochain événement. Contactez-nous.